Как научиться управлять своим временем: основы тайм менеджмента
Уметь управлять своим временем важно, как в трудовой или учебной деятельности человека, так и в быту и личной жизни. Управление временем менеджмент значительно улучшает жизнь человека, положительно сказывается на его эмоциональном, психическом и физическом здоровье. Как правильно организовать день, чтобы все успеть?
Планирование и управление временем
Тайм-менеджмент предлагает целый комплекс методик по эффективному управлению своим временем, которые позволяют высвобождать колоссальные временные ресурсы для насыщенной и полноценной жизни. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов могут исчисляться годами и десятилетиями. Конечно же, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Человеку, которому в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», управление временем – неактуальная и ненужная дисциплина.
С чего же начать?
Есть доступные способы эффективного управления своим временем: планирование, строгий почасовой учёт, оптимизация временных ресурсов, организация мотивации.
- С вечера определитесь с задачами, запишите их (утром можно уточнить, внести коррективы).
- Расставьте приоритеты. Не откладывайте выполнение самых важных, сложных, объемных по затратам времени дел. Нельзя заменять их легкими и менее важными.
- Рассчитайте необходимое на осуществления каждой задачи время, составьте доступный план выполнения.
- В течении дня реализуйте намеченный план, конкретные действия и порядок достижения цели. Контролируйте сроки исполнения.
- Проявите терпение, не огорчайтесь если не получается выполнить намеченное.
- Научитесь хвалить себя и побуждать к очередным достижениям. Выполнили запланированное на неделю – порадуйте себя на выходных!
Тайм менеджмент нужно осваивать постепенно. Стоит начинать с самого малого, постепенно продвигаясь вперед
Правила планирования времени
Планирование – фундаментальная часть тайм-менеджмента. Составьте список запланированных дел на неделю и на каждый день, уделяйте ему внимание 5-7 минут утром и вечером. Просматривая список, вы ничего не забудете, избавитесь от лишней суеты и беспокойства.
Планируя дела, применяйте правила:
- В начало дня ставьте проделывание самого сложного в исполнении или неприятного дела. Этот прием называют «съесть лягушку». В оставшееся время дня, это дело не будет тревожить вашу душу и отвлекать он решения более приятных задач.
- Планируйте в день не более 4 важных дел, уделяя по 1 часу каждому и, на случай если не будете успевать, по 15 минут дополнительно.
- Контролировать время поможет таймер. Он напомнит, что отведенный 1 час на исполнение дела прошел. Со временем у вас выработается привычка выполнять дела в срок.
- Записывайте совершенно ненужные дела и потраченное на них время. Это могут быть: пустая болтовня по телефону, просмотр телевизора и т.д. По возможности исключите эти неважные дела, не тратьте на них время. У вас освободятся дополнительные часы для совершенствования.
Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.
Лучшие методы управления временем
В бизнес-сферах применяют различные методы планирования и управления. Рассмотрим лучшие из них.
Принцип Парето
Закон наименьшего усилия или правило20/80 позволяет оценить, насколько эффективна та или иная деятельность. Применяя его можно обеспечить подбор наиболее эффективных действий и сконцентрировать их на исполнении намеченного, максимально снизив затраты. За большую часть достижений (80%) отвечает меньшая, но эффективная часть действий (20%), а все остальные усилия (80%) принесут незначительный результат (20%).
Метод АВС
Предполагается разделение запланированных задач по важности на А, В, С:
самые значимые задачи относятся к приоритетам группы А;- просто значимые попадают в группу В;
- в приоритете группы С – все дела которые можно перенести на завтра или на более длительный срок.
Все значимые дела обозначьте как А1, А2, А3 и только после их выполнения приступайте к выполнению задач группы В1, В2, и т. д. В последнюю очередь займитесь делами, которые отнесены в группу С.
Матрица Эйзенхауэра
Это известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Представлена в виде четырех квадратов в которых задачи разделяются по категориям срочности и важности.
1 – Срочные важные дела нужно выполнить сейчас.
2 – Срочные, но неважные дела, выполнение которых можно передать тому, кому они более важны.
3 – Полезная ценная работа, которой посвящается основное время.
4 – Бессмысленная трата времени, встречи без цели и смысла, просмотр ТВ, социальные сети, компьютерные игры и т. п.
«Проглотить лягушку»
Технология для выполнения рутинных дел, которые вы готовы откладывать до последнего. Начните день с самого неприятного задания – «съешьте лягушку». После его выполнения оно покажется не настолько страшным, а другие дела будут простыми и легкими.
«Съесть слона по кусочкам»
Наиболее эффективный инструмент тайм-менеджмента для решения задач, которые кажутся непреодолимыми. Любая сложная и самая невыполнимая задача решается путем деления ее на мелкие подзадачи:
- работа над серьезным аналитическим отчетом;
- открытие предприятия;
- подготовка поездки или переезд;
- похудение на достаточно большую величину;
- поступление в вуз;
- подготовка к соревнованиям;
- изучение иностранного языка;
- продвижение сайта.
В приведенных примерах типичных слонов цели не могут быть достигнуты в одно действие, требуется проведение планомерной работы. Чтобы рассчитать количество необходимых для решения задачи шагов, можно применить «дерево целей».
Это один из наиболее эффективных методов планирования решения той или иной задачи:
- «Ствол» – главная проблема, для которой требуется найти решение.
- «Ветки» – задачи второго, третьего, четвёртого и так далее уровней.
Мысли о не сделанных делах отнимают у нас много энергии, создают лишний негативный фон. В то время как сделанные дела, наоборот, прибавляют энергии и вносят позитив. Методы управления временем менеджмент учат избавляться от ненужной суеты правильно планировать свое время. Овладев методиками тайм-менеджмента, каждый сможет концентрировать усилия и выполнять максимум важных задач за минимальный срок. Вы будете во всем успевать, отдыхать, жить полной жизнью.